Lãng phí thực phẩm và thừa nhân sự là hai trong số những chi phí kiểm soát được lớn nhất ở bất kỳ nhà hàng nào, và chúng chia sẻ một nguyên nhân gốc duy nhất: chuẩn bị cho một nhu cầu mà bạn chỉ phỏng đoán. Giải pháp không phải là một quả cầu pha lê. Đó là dữ liệu bạn đã tạo ra mỗi ngày. Lịch sử bán hàng của bạn cho biết món gì bán chạy, bán khi nào, và bao nhiêu — và một khi bạn có thể đọc nó, việc chuẩn bị và xếp lịch không còn là canh bạc mà trở thành một kế hoạch. Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách làm.
Lãng phí là một bài toán dự báo
Hầu hết sự hư hỏng không đến từ trộm cắp hay cẩu thả. Nó đến từ việc chuẩn bị hoặc nhập hàng cho một buổi tối đông khách nhưng hóa ra lại vắng, hoặc mua cả thùng một nguyên liệu chỉ dùng cho một món bán chậm. Mỗi khẩu phần bị lãng phí là chi phí nguyên liệu bạn đã trả rồi vứt đi — một khoản trừ trực tiếp vào lợi nhuận mà không lượng doanh số tăng thêm nào bù đắp hoàn toàn được.
Liều thuốc giải là tốc độ bán hàng ở cấp độ từng món: bạn thực sự bán được bao nhiêu của mỗi món mỗi ngày và mỗi tuần. Một khi bạn biết rằng một món nhất định bán được mười hai đến mười lăm đĩa vào một ngày thứ Sáu điển hình và ba đĩa vào ngày thứ Ba, bạn có thể chuẩn bị và nhập hàng theo thực tế đó thay vì theo nỗi sợ. Lấy bảng phân tích theo từng món từ báo cáo doanh số và xếp hạng các món theo khối lượng. Những món bán nhanh xứng đáng được chuẩn bị tươi hằng ngày; những món bán chậm nên làm theo yêu cầu hoặc chuẩn bị theo mẻ nhỏ.
Đọc đường cong theo giờ trước khi chuẩn bị
Tổng số hằng ngày quá thô để ra quyết định chuẩn bị. Góc nhìn hữu ích là theo giờ. Khi bạn phân tách doanh số một ngày theo giờ, hình dạng nhu cầu thực sự của bạn hiện ra: dòng chảy lác đác trước giờ trưa, bức tường giờ trưa, sự sụp đổ giữa chiều, sự dồn dập của bữa tối. Các báo cáo cho thấy bảng phân tích theo giờ — như báo cáo doanh số hằng ngày và chế độ xem doanh số trực tiếp trong GetFreeMenu — biến điều này thành thứ bạn có thể hành động ngay trong ngày.
Đường cong đó trả lời trực tiếp các câu hỏi về chuẩn bị. Nếu 70% doanh số của một món diễn ra giữa 12:00 và 1:30, bạn chuẩn bị cho khung giờ đó và ngừng bổ sung lúc 2:30 khi nhu cầu đã rơi tự do. Nếu giờ cao điểm bữa tối của bạn đáng tin cậy bắt đầu lúc 7 giờ, bếp canh giờ sơ chế của mình để sẵn sàng lúc 6:45, chứ không phải kiệt sức vào lúc 6. Khớp việc chuẩn bị với đường cong là cách giảm lãng phí lớn nhất duy nhất mà hầu hết các gian bếp có thể thực hiện.
Biến cùng dữ liệu đó thành một kế hoạch nhân sự
Đường cong theo giờ cũng là lịch lao động của bạn. Thừa người vào giờ vắng và thiếu người vào giờ cao điểm đều tốn kém — một cái đốt tiền lương, cái kia đốt cháy uy tín của bạn qua dịch vụ chậm và sai sót. Hãy bố trí nhân sự theo đường cong, không theo mức trung bình.
Nhìn vào những giờ bận rộn nhất của bạn qua vài tuần gần đây và bạn sẽ thấy chúng nhất quán đến đáng kinh ngạc. Bữa tối thứ Sáu trông giống bữa tối thứ Sáu tuần trước. Hãy tận dụng điều đó. Xếp lịch nhiều người hơn cho những đỉnh điểm có thể đoán trước và ít người hơn cho những lúc trũng, và xây dựng một khoảng đệm nhỏ cho những ngày chạy nóng. Ngay cả một ca bị xếp thừa người mỗi tuần, được loại bỏ, cũng cộng dồn thành tiền thật qua một năm — số tiền vốn đang bị chi cho nhân viên đứng không trong lúc vắng khách 3 giờ chiều.
Quan sát mẫu hình theo tuần và theo mùa
Phóng to từ ngày lên tuần và một mẫu hình thứ hai xuất hiện. Hầu hết các nhà hàng có một nhịp điệu rõ ràng — đầu tuần ế ẩm, một đợt bùng nổ từ thứ Năm đến Chủ nhật. Biết hình dạng cụ thể của mình cho phép bạn xếp lịch giao hàng ngay trước những ngày bận rộn để nguyên liệu đến tươi mới, và cho phép bạn lên kế hoạch khuyến mãi cho những ngày ế khi một cú đẩy thêm thực sự thay đổi kết quả.
Tính mùa vụ cũng quan trọng. Một món bay vèo vào mùa đông có thể ì ạch vào mùa hè. So sánh cùng một khoảng thời gian qua các tuần và các tháng giúp bạn khỏi nhập quá nhiều một nguyên liệu mà món của nó đang đi vào mùa thấp điểm, và đánh dấu sớm những ngôi sao đang lên để bạn không bao giờ hết hàng trong một đợt cao điểm.
Một quy trình hằng tuần đơn giản
Bạn không cần một đội ngũ dữ liệu. Bạn cần mười lăm phút mỗi tuần. Mở báo cáo doanh số tuần trước. Ghi lại những món bán chạy nhất và những món chết. Liếc qua đường cong theo giờ cho hai ngày bận rộn nhất của bạn. Rồi đưa ra ba quyết định cụ thể: chuẩn bị nhiều hơn cái gì, chuẩn bị ít hơn hoặc làm theo yêu cầu cái gì, và thêm hoặc cắt một ca ở đâu. Viết chúng ra và kiểm tra tuần sau xem chúng có hiệu quả hay không.
Vòng lặp này cộng dồn. Mỗi tuần việc chuẩn bị của bạn chặt chẽ hơn một chút, đơn nhập hàng gọn hơn một chút, và lịch của bạn khớp với thực tế hơn một chút. Trong vòng vài tháng, thùng rác nhẹ đi rõ rệt và quỹ lương làm được nhiều hơn với ít hơn — không phải vì bạn làm việc vất vả hơn, mà vì bạn cuối cùng đã để dữ liệu bạn vốn đang thu thập làm việc dự báo cho bạn.
Điểm mấu chốt lớn hơn
Dữ liệu bán hàng không chỉ là một bảng điểm cho biết tháng trước đã diễn ra thế nào. Nó là một công cụ lập kế hoạch hướng tới tương lai. Chính những con số cho bạn biết điều đã xảy ra cũng cho bạn biết phải chuẩn bị cho điều gì tiếp theo — nếu bạn đọc chúng với chủ đích đó. Những nhà hàng coi báo cáo của mình như một đầu vào lập kế hoạch hằng tuần, chứ không phải một cuộc khám nghiệm tử thi hằng tháng, là những nhà hàng âm thầm vận hành tinh gọn hơn, lãng phí ít hơn, và giữ lại nhiều hơn từng đồng đi qua cửa.
